Mali İşler Birimi


Görev Adı (Unvanı): Mali İşler Birimi

Bağlı Olduğu Unvan: Genel Sekreterlik, Mühendislik Fakültesi Dekanlığı

 

Nitelikleri:

  • Fakülte içi ve Fakülte dışı yazışmaları, Fakültenin gelen- giden evraklarını sisteme girerek ilgili birimlere sevkini sağlamak, Fakülte Kurulu ile Fakülte Yönetim Kurulu kararlarını hızlı ve doğru bir şekilde yazarak Bölümlere iletmek. 

 

Görev ve Sorumlulukları:

  • Birime gelen her türlü evrakın incelenmesi ve gerekli üst yazıyı yazmak. 
  • Akademik personelin (aylık ve yaz okulu) ek ders yüklerinin kontrol edilmesi ve ek ders ücreti tahakkukunun hazırlamak. 
  • 31. Madde kapsamında görevlendirilen öğretim elemanlarının E-Bildirge ortamında işe giriş ve çıkış işlemleri, ek ders tahakkuku, Primlerin E-Bildirge ortamında SGK ya gönderilmesi. 
  • Yurt içi-yurt dışı, geçici ve sürekli görev yollukları ile ilgili ödeme emri belgelerinin hazırlamak. 
  • Fakültenin bütçesinin hazırlamak.  
  • Fakülte personeline ait her türlü özlük ödeme belgelerini hazırlamak. 
  • Üçer aylık dönemlerde serbest bırakılan bütçe ödeneklerinin takibinin yapılması ve ödeneklerin takibini yapmak.  
  • Akademik ve idari personelin maaşlarının hazırlanması. Ocak ve Temmuz aylarında memur maaş katsayısı doğrultusunda maaş avans ve farklarını hazırlamak.  
  • Personelin kıdem ve terfi değişikliklerinin maaş sistemine girmek.  
  • Görev yeni başlayan personelin kısıt maaşının hazırlamak.  
  • İdari personelin giyim yardımlarının tahakkuk ettirilmek.  
  • Emekli keseneklerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile uyumlu bir biçimde internet üzerinden göndermek.  
  • Kişi borçlarının tahsili ile ilgili işlemler yapmak.  
  • Kamu personeli Dil Sınavı Sonuç Belgesi sunan personelin belgelerini maaş sistemine işlemek.  
  • Mal ve Hizmet alımı işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılmasını ve takip etmek.  
  • Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması ve satın alma onay belgesini hazırlamak Satın alma işlemleri ile ilgili ön mali kontrolü gerektiren evrakların hazırlanması ve takibini yapmak. 
  • Satın alma oluru ve onay belgelerini hazırlanmak.  
  • Taşınır kayıt kontrol ve taşınır işlem fişlerinin ve muayene raporunun alınması ve tahakkuk evrakına bağlanmasını sağlamak.  
  • Fakülteye alınan malzemelerin Ambara alınmasını sağlamak.  
  • Fakülte ambarına alınan malzemelerin dağıtımını sağlamak.  
  • Fakülteye alınan demirbaşlara sicilini yazıp zimmetini yapmak.  
  • Herk olan demirbaşları tespit edip kayıtlardan düşürülmesini yapmak.  
  • Fakülte ihtiyaçlarını belirleyip Fakülte Sekreterine bildirmek.  
  • Belirli aralıklarla Fakülte ambarını saymak ve düzenli olmasını sağlamak.  
  • Fakülte demirbaşlarının etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak.  
  • Her mali yılsonunda Hesap Cetvellerini hazırlamak.  
  • Devir yolu ile alınan demirbaşların kayıtlarını yapmak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirmek.  
  • Tüketim Malzemelerine ait çıkış raporlarını her üç ayın sonunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirmek.  
  • Fakülte bünyesinde bulunan bilgisayar laboratuvarlarındaki bilgisayarların çalışır durumda olmalarının sağlanması, bölümlere ait bilgisayar programlarının kurulumlarının yapılması, cihaz arızaların giderilmesi için ilgili Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek. 
  • Tüm akademik ve idari kadrolu personelin süreç içerisinde karşılaştığı bilgisayar ve çevre birimlerini kullanımı ile ilgili, anlık şikâyetlerinin çözümlenmesi için ilgili Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek. 
  • Bölümlere ait dersliklerde, toplantı ve konferans salonlarında kullanılan projeksiyon cihazlarında oluşan bağlantı problemlerinde tespit yapma, problem çözme için ilgili 
  • Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek. 
  • Zaman içerisinde arıza yapma ihtimali olan bazı bilgisayar parçalarında yedekleme gerektiğinden (bütçenin elverdiği durumlardan haberdar edildiğimizde) Bu parçalara ait özelliklerin tespit edilerek, alımı yapacak birime bilgi verilmesi veya alınmasını sağlamak. 
  • Bilgisayar içerisindeki herhangi bir donanımın arızalanması durumunda öncelikle tespitin yapılması, problemli parçanın yenisi ile değişimi için ilgili Daire Başkanlığı ile iletişime geçmek. 
  • İnternet ve ağ bağlantısı ile ilgili problemlerin giderilmesi ve bizi bilgi, yetki anlamında aşan durumlarda ilgili Daire Başkanlığı ile irtibata geçerek problem çözümünün organize edilmesi. 
  • Dekan ve Dekanın yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak.