Öğrenci İşleri Personeli
Görev Adı (Unvanı): Öğrenci İşleri Personeli
Bağlı Olduğu Pozisyon: Fakülte Sekreteri
Vekili: Fakülte Sekreteri’nin yetkilendirdiği personel
Nitelikleri:
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
- İlgili mevzuat, yönetmelik, yönerge ve esasları bilmek.
- MS Office programlarını bilmek.
- Bilgisayar ve ek donanımları (yazıcı vb.) etkin kullanabilmek.
Görev ve Sorumlulukları:
- Fakülteye yerleşen öğrencilerin ilk kayıt işlemlerini yapmak.
- Bölüm Başkanlığınca hazırlanan ve Dekanca onaylanan programın ilgililere bildirilmesini, öğrencilere ilanı ile otomasyona girilmesini sağlamak.
- Sınavlardan önce gözetmenlere verilmek üzere sınav zarflarını (sınav listeleri, imza listeleri, kimlik tutanağı, vb. ) hazırlamak.
- Kurum içi ve kurumlar arası yatay geçiş, başvurularının alınması, komisyondan geçtikten sonra kurulda onaylanan sonucu öğrenciye ilan etmek.
- Yatay geçiş ile yerleşen öğrencilerin kaydını yapmak.
- Dikey geçiş ile gelen öğrencilerin işlemlerini takip etmek.
- Kayıt ve kayıt yenileme işlemleri ile danışmanlar tarafından onaylanan derse yazılmalarını kontrol etmek.
- Ders muafiyeti taleplerini almak, ilgili komisyona bildirmek ve kurulda onaylandıktan sonra sonucu öğrenciye yazılı olarak bildirmek ve otomasyon sistemine muafiyetlerini girmek.
- Mazeret sınavı taleplerini almak, bölüm başkanlıklarına bildirmek ve kurulda onaylandıktan sonra sonucu Fakülte’nin internet sayfasında yayınlamak.
- Ödev, kısa/ara sınav/final ve diğer benzeri çalışmalarda gerekli olan sınav etki oranlarının ilgili öğretim elamanlarından talep etmek, sonra ilgili daire başkanlığına bildirmek.
- Sınav takvimine bağlı olarak, bitirme ve bütünleme sınav programının ve sonuçlarının ilanını yapmak.
- Yönetim Kurulu kararı ile belirlenen ara sınav, mazeret sınavı, yarıyıl sonu sınavı, bütünleme ve mezuniyet için gerekli işlemleri yapmak tek ders sınav tarihlerinin ilanını yapmak.
- Sınav notlarına itirazların kabulü, ilgili komisyona yazı yazılmak ve sonucunu bildirmek.
- Mezun olacak durumdaki öğrenci listelerini hazırlamak.
- Mezuniyet, ilişik kesme ve kayıt silme için gerekli evrakların kabulü ve kurulda onaylandıktan sonra ilgili belgeleri hazırlamak ve sonucun otomasyon sistemine işleyip öğrenciye yazılı olarak bildirmek.
- Mezuniyet töreni için dereceye giren öğrencilerin belirlemek ve mezuniyet törenine katılacak öğrenci listesini hazırlamak.
- Kayıt dondurma taleplerini almak ve ilgili kurulda onaylandıktan öğrenciye yazılı olarak bildirmek
- Yeni öğrenci kimlik kartlarının dağıtımını yapmak ve tüm öğrenci kimlik kartlarına (yıllık olarak) bandrol yapıştırmak.
- Öğrenci kimlik kartı taleplerini almak ve gerekli işlemleri yaparak sonuçlandırmak.
- Öğrencilere yönelik gerekli belgelerin düzenlenmesini ve verilmesini sağlamak.
- (Öğrenci belgesi, transkript, askerlik belgesi vs.)
- Kısmi Zamanlı olarak çalıştırılacak öğrencilerin çalışma programları ve Sağlık Kültür
- Spor Dairesi Başkanlığı’nda yapılması gereken işlerin takibinin yapılması.
- Öğrenci disiplin işlemlerini takip etmek, otomasyon sistemine girilmesini sağlamak, ceza alan öğrencilerin durumlarını ilgili kurumlara, öğrenci velilerine ve öğrencinin kendisine bildirmek ve kendi biriminde belgeleri dosyalanmak.
- Dönem sonu (Güz, Bahar, Yaz Okulu ve Bütünleme) notlarının düzenli olarak otomasyon sistemine girme işlemlerini takip etmek
- İlan panolarının kontrolü, duyuruların asılması, süresi dolanların kaldırmak.
- Görev alanı ile ilgili bütün yazışmaları yapmak ve ilgili evrakları arşivlemek.
- Birimde kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin puantaj işlemlerini takip etmek.
- Birim Arşiv evraklarının (klasör ve dosya) en kolay ve en kısa zamanda ulaşılmasını sağlayacak şekilde mevcut asli düzenlerini bozmadan tasnif ve muhafaza etmek.
- Fakültenin burs ve muafiyet komisyonlarının verdiği işleri yapmak ve takip etmek.
- Fakültenin internet sitesinin yönetimini yapmak.
- Bölüm Başkanlıklarına Bölüm Sekreterliği görevini yapmak.
- Yarıyıl sonu sınavları bitiminde, öğretim elemanlarından sınav evraklarını, zarflarını toplayarak arşivlemek
- Personel İşleri ve Yazı İşleri personelinin olmadığı zamanlarda ilgili personelin işlerini geçici süreyle yürütmek.
- Üniversitenin misyonunu, vizyonunu, kalite politikasını benimsemek ve bu doğrultuda hareket etmek ve biriminde bu doğrultuda hareket edilmesini sağlamak.
- Üniversite ve Fakülte’nin kalite hedeflerine ulaşılması için üzerine düşen çalışmaları yapmak.
- Faaliyetlerini yürütürken ilgili mevzuata ve kamu etik kurallarına uygun hareket etmek ve kayıtları eksiksiz tutmak.
- İç kontrol kapsamında biriminde yapılacak düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yerine getirilmesine katkı sağlamak.
- Yaptığı işle ilgili iyileştirme önerilerini üst yönetimle paylaşmak.
- Yetkili ve sorumlu olduğu sistemlerde (otomasyon, hizmet takip, web portal vs.) ilgili verileri güncel tutmak.
- Dekan ve Fakülte Sekreteri’nin onayı olmadan kişilere malzeme, bilgi ve belge vermemek.
- Göreviyle ilgili elektronik ortamda bulunan bilgi ve belgelerin yedeğini almak ve uygun bir ortamda muhafaza etmek.
- Görevinden ayrılma durumunda kullanmak üzere teslim almış olduğu malzemeleri birimin yetkili personeline sağlam ve eksiksiz teslim etmek.
- İşlemi tamamlanan evrakları Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim
- Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na göre dosyalamak, en kolay ve en kısa zamanda ulaşılmasını sağlayacak şekilde mevcut asli düzenlerini bozmadan tasnif ve muhafaza etmek.
- Birimde yetkili personelin istekleri doğrultusunda görülmek ve incelenmek üzere alınacak arşiv evraklarını iade etmek şartıyla ilgililere teslim etmek ve süreci takip etmek.
- Gelen talepler doğrultusunda göreviyle ilgili konularda yazışmaları yapmak.
- Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticiler tarafından mevzuatına uygun verilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek.
Yetkileri:
- Üniversitenin öğrenci otomasyon sistemini (Proliz) kullanmak.
- Üniversitenin Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni (EBYS) kullanmak.
- Yazıları paraf etmek.
- İlgililerden (Öğrenciler vs.) gerekli belgeleri talep etmek.
- Birim ile ilgili yazıları teslim almak.
