Öğrenci İşleri Personeli


Görev Adı (Unvanı): Öğrenci İşleri Personeli 

Bağlı Olduğu Pozisyon: Fakülte Sekreteri 

Vekili: Fakülte Sekreteri’nin yetkilendirdiği personel

 

Nitelikleri:

  • 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
  • İlgili mevzuat, yönetmelik, yönerge ve esasları bilmek.   
  • MS Office programlarını bilmek.  
  • Bilgisayar ve ek donanımları (yazıcı vb.) etkin kullanabilmek. 

 

Görev ve Sorumlulukları:

  • Fakülteye yerleşen öğrencilerin ilk kayıt işlemlerini yapmak. 
  • Bölüm Başkanlığınca hazırlanan ve Dekanca onaylanan programın ilgililere bildirilmesini, öğrencilere ilanı ile otomasyona girilmesini sağlamak. 
  •  Sınavlardan önce gözetmenlere verilmek üzere sınav zarflarını (sınav listeleri, imza listeleri, kimlik tutanağı, vb. ) hazırlamak. 
  •  Kurum içi ve kurumlar arası yatay geçiş, başvurularının alınması, komisyondan geçtikten sonra kurulda onaylanan sonucu öğrenciye ilan etmek. 
  •  Yatay geçiş ile yerleşen öğrencilerin kaydını yapmak.  
  •  Dikey geçiş ile gelen öğrencilerin işlemlerini takip etmek. 
  •  Kayıt ve kayıt yenileme işlemleri ile danışmanlar tarafından onaylanan derse yazılmalarını kontrol etmek. 
  •  Ders muafiyeti taleplerini almak, ilgili komisyona bildirmek ve kurulda onaylandıktan sonra sonucu öğrenciye yazılı olarak bildirmek ve otomasyon sistemine muafiyetlerini girmek. 
  •  Mazeret sınavı taleplerini almak, bölüm başkanlıklarına bildirmek ve kurulda onaylandıktan sonra sonucu Fakülte’nin internet sayfasında yayınlamak. 
  •  Ödev, kısa/ara sınav/final ve diğer benzeri çalışmalarda gerekli olan sınav etki oranlarının ilgili öğretim elamanlarından talep etmek, sonra ilgili daire başkanlığına bildirmek. 
  •  Sınav takvimine bağlı olarak, bitirme ve bütünleme sınav programının ve sonuçlarının ilanını yapmak. 
  •  Yönetim Kurulu kararı ile belirlenen ara sınav,  mazeret sınavı, yarıyıl sonu sınavı, bütünleme ve mezuniyet için gerekli işlemleri yapmak tek ders sınav tarihlerinin ilanını yapmak. 
  •  Sınav notlarına itirazların kabulü, ilgili komisyona yazı yazılmak ve sonucunu bildirmek. 
  •  Mezun olacak durumdaki öğrenci listelerini hazırlamak. 
  •  Mezuniyet, ilişik kesme ve kayıt silme için gerekli evrakların kabulü ve kurulda onaylandıktan sonra ilgili belgeleri hazırlamak ve sonucun otomasyon sistemine işleyip öğrenciye yazılı olarak bildirmek. 
  •  Mezuniyet töreni için dereceye giren öğrencilerin belirlemek ve mezuniyet törenine katılacak öğrenci listesini hazırlamak. 
  •  Kayıt dondurma taleplerini almak ve ilgili kurulda onaylandıktan öğrenciye yazılı olarak bildirmek
  • Yeni öğrenci kimlik kartlarının dağıtımını yapmak ve tüm öğrenci kimlik kartlarına (yıllık olarak) bandrol yapıştırmak. 
  •  Öğrenci kimlik kartı taleplerini almak ve gerekli işlemleri yaparak sonuçlandırmak. 
  •  Öğrencilere yönelik gerekli belgelerin düzenlenmesini ve verilmesini sağlamak. 
  •  (Öğrenci belgesi, transkript, askerlik belgesi vs.) 
  •  Kısmi Zamanlı olarak çalıştırılacak öğrencilerin çalışma programları ve Sağlık Kültür 
  • Spor Dairesi Başkanlığı’nda yapılması gereken işlerin takibinin yapılması. 
  •  Öğrenci disiplin işlemlerini takip etmek, otomasyon sistemine girilmesini sağlamak, ceza alan öğrencilerin durumlarını ilgili kurumlara, öğrenci velilerine ve öğrencinin kendisine bildirmek ve kendi biriminde belgeleri dosyalanmak. 
  •  Dönem sonu (Güz, Bahar, Yaz Okulu ve Bütünleme) notlarının düzenli olarak otomasyon sistemine girme işlemlerini takip etmek 
  •  İlan panolarının kontrolü, duyuruların asılması, süresi dolanların kaldırmak. 
  •  Görev alanı ile ilgili bütün yazışmaları yapmak ve ilgili evrakları arşivlemek. 
  •  Birimde kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin puantaj işlemlerini takip etmek. 
  •  Birim Arşiv evraklarının (klasör ve dosya) en kolay ve en kısa zamanda ulaşılmasını sağlayacak şekilde mevcut asli düzenlerini bozmadan tasnif ve muhafaza etmek. 
  •  Fakültenin burs ve muafiyet komisyonlarının verdiği işleri yapmak ve takip etmek. 
  •  Fakültenin internet sitesinin yönetimini yapmak. 
  •  Bölüm Başkanlıklarına Bölüm Sekreterliği görevini yapmak. 
  •  Yarıyıl sonu sınavları bitiminde, öğretim elemanlarından sınav evraklarını, zarflarını toplayarak arşivlemek 
  •  Personel İşleri ve Yazı İşleri personelinin olmadığı zamanlarda ilgili personelin işlerini geçici süreyle yürütmek. 
  •  Üniversitenin misyonunu, vizyonunu, kalite politikasını benimsemek ve bu doğrultuda hareket etmek ve biriminde bu doğrultuda hareket edilmesini sağlamak. 
  •  Üniversite ve Fakülte’nin kalite hedeflerine ulaşılması için üzerine düşen çalışmaları yapmak. 
  •  Faaliyetlerini yürütürken ilgili mevzuata ve kamu etik kurallarına uygun hareket etmek ve kayıtları eksiksiz tutmak. 
  •  İç kontrol kapsamında biriminde yapılacak düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yerine getirilmesine katkı sağlamak. 
  •  Yaptığı işle ilgili iyileştirme önerilerini üst yönetimle paylaşmak.  
  •  Yetkili ve sorumlu olduğu sistemlerde (otomasyon, hizmet takip, web portal vs.) ilgili verileri güncel tutmak. 
  •  Dekan ve Fakülte Sekreteri’nin onayı olmadan kişilere malzeme, bilgi ve belge vermemek. 
  •  Göreviyle ilgili elektronik ortamda bulunan bilgi ve belgelerin yedeğini almak ve uygun bir ortamda muhafaza etmek. 
  •  Görevinden ayrılma durumunda kullanmak üzere teslim almış olduğu malzemeleri birimin yetkili personeline sağlam ve eksiksiz teslim etmek. 
  •  İşlemi tamamlanan evrakları Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim 
  • Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na göre dosyalamak, en kolay ve en kısa zamanda ulaşılmasını sağlayacak şekilde mevcut asli düzenlerini bozmadan tasnif ve muhafaza etmek.  
  •  Birimde yetkili personelin istekleri doğrultusunda görülmek ve incelenmek üzere alınacak arşiv evraklarını iade etmek şartıyla ilgililere teslim etmek ve süreci takip etmek. 
  •  Gelen talepler doğrultusunda göreviyle ilgili konularda yazışmaları yapmak.  
  •  Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticiler tarafından mevzuatına uygun verilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 

 

 

Yetkileri:

  •  Üniversitenin öğrenci otomasyon sistemini (Proliz) kullanmak. 
  •  Üniversitenin Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni (EBYS) kullanmak. 
  •  Yazıları paraf etmek. 
  •  İlgililerden (Öğrenciler vs.) gerekli belgeleri talep etmek. 
  •  Birim ile ilgili yazıları teslim almak.